金川集团ERP系统成本管理应用及成效

金川集团ERP系统成本管理应用及成效

芦君

金川集团供应分公司甘肃金昌737100

摘要：介绍了金川集团在材料供应方面实现计算机管理的背景，通过引进ERP系统在材料供应采购中的应用，实现资金流、物流、信息流的统一管理，解决了内部信息不畅通及管理困难等弊端，尤其在材料供应环节上工作效率得到了很大的提高，供应分公司2005年开始应用ERP显然使材料成本管理水平得到了很大的提高，协助员工快速完成任务，提高了工作效率，对材料采购各个方面得到了质的飞跃，多年来取得了良好的经济效益。本文着重介绍ERP系统内材料成本控制原理和流程，系统地总结了ERP系统的运用给集团公司材料供应方面带来的经济效益。

关键词：ERP；成本；应用

一、引言

金川集团股份有限公司（以下简称金川集团）是采、选、冶、化配套的大型有色冶金、化工联合企业，镍和铂族金属产量占中国的90%以上，是中国最大的镍钴铂族生产基地，全国第三大铜生产基地。

上世纪90年代，金川集团在材料管理工作中曾在计算机材料管理上做了很多实验性的摸索，由于受当时技术和观念制约，没有得到有效推广，仅仅局限于对全系统物资定（限）额消耗、储备资金定额执行情况的统计管理。大量的计划申报、平衡、汇总、验收，领料单审批、传递，保管员发料、记帐、盘点等都是手工操作，相关数据多个岗位重复采集，形成信息孤岛，效率低，劳动量大，使物资管理工作始终处在低水平状态。随着集团公司的做大做强和国际化经营的稳步实施，引入现代信息技术，使物流、信息流、资金流有效结合，实现数据、信息资源共享、管理控制目标，不断提升物资供应管理水平，促进企业内部物流更加快捷、准确和高效运行，为配合金川集团供应分公司材料信息计算机联网的需要，供应分公司2005年开始应用ERP系统对材料的计划，采购、验收、库存、统计等进行管理，多年来取得了良好的经济效益，为集团公司成本控制贡献了力量。

二、ERP系统成本控制的原理及流程

ERP-EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，ERP的核心管理思想是对整个供应链进行管理的思想，体现精益生产，同步工程和敏捷制造的思想，体现事先计划与事中控制的思想。其主要宗旨是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。所以，ERP首先是个软件，同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。ERP协调强调仅靠自己企业的内部资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的外部资源（如上游的供应商和制造商工厂以及下游的分销商和客户等）纳入到一个整体的供应链中，将企业的内部资源和外部资源整合在一起，才能有效地安排在企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效的进行生产经营的需求，实现对企业的动态控制和资源的集成和优化，进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。ERP强调在管理变革的基础上，实现企业的信息化建设，它是从哲理和实践两个方面，体现企业迈向知识经济时代，顺应管理革命发展趋势的应用软件，是提高企业管理水平的有效手。ERP系统主要由采购管理、订单管理、验收管理、库存和统计几大模块构成。

ERP系统的成本控制几乎涵盖了企业生产经营的所有阶段。ERP系统利用海量的数据信息和强大的计算能力，充分挖掘成本降低的潜力；通过对已发生成本的定期分析和考核，及时总结经验，为未来降低成本指出解决途径。ERP作为一种先进的管理模式必然要在不同的环节对成本加以控制。在各项业务发生之前，它能对引发成本发生的各种动因进行规划分析并预测成本发生的可能性及数额，进行先导式控制，以确保实际经营过程的低成本运行；从系统本身来看，ERP成本控制系统强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一。目前，ERP系统的应用主要是与标准成本法或作业成本合，重点以采购管理为突破口，进行成本控制分析。

采购成本控制主要是指在采购的过程中，对用于采购的材料的成本控制。利用ERP控制采购成本，就是要使整个采购过程信息化、透明化、制度化。采购部门主要利用ERP系统实现对供应商和采购信息的管理，通过招标选定供应商并签订合同，采购合同中包含的信息便成为ERP系统中的基础数据，利用这些数据ERP系统可以实现供应商信誉管理、到货质量管理和采购付款管理等模块功能。如图1所示，采购管理一般包括采购订单、接收入库、退货和供应商评价等环节。汇集请购单，这是采购的第一步，这一环节的成本控制大多取决于企业资金情况、科研情况和市场环境等。请购单汇集后经过主管人员的批准便形成采购订单，录入ERP系统的采购订单为采购成本控制提供了基础数据。供应商选择这一环是采购成本控制的重要环节，对其成本控制主要依赖ERP系统对供应商信息的评估，将供应商的相关信息与供应商主文档中的信息对比，包括供应商的资信、到货率、提供物料的质量等，使整个过程透明化、制度化、公开化。此外，合同签订应尽量使得付款计划与财务预算相符，同时也要保证合同信息录入的准确性，这有助于以后的成本管理。验货入库后相关的验收单在ERP内部会进行自动检查，当差异超过了预先设置的容许界限时（如交货日期和数量）将会被拒收而形成退货单，同时ERP系统会自动检查入库单与采购定单的配比，以便信息的及时反馈，当验收部门核对无误后，物料便运入仓库保存。财务人员将物料相关信息录入ERP系统，系统会自动根据发票生成应付记录，并进行入库单与发票的匹配，只有当发票与订单一致时才能通过；最后，付款前必须保证银行票据系统与ERP系统的账号数据同步更新并保持一致，审批手续不齐全或账户信息错误将可能导致付款错误，带来不必要的损失。

三、ERP系统材料成本管理的应用和成效

通过多年来ERP材料管理的应用，金川集团供应分公司在系统构建的用友集团业务指导下，认真做好全公司材料的供应工作，确保了生产物资的需要，较好地完成了各项工作任务，材料管理水平得到了很大提高，取得了显著的经济效益。主要表现在以下三个方面：首先，材料计划准确率逐年提高，主要大宗材料计划准确率已超过95%，采购人员有了技术准确的生产计划信息，就能集中精力进行价值分析，货源选择，研究谈判策略，了解生产问题，缩短了采购时间和节省了采购费用。其次，在加快资金周转、降低库存方面取得了明显成效。其中资金周转天数由原来的近两个月缩短为一个月以内；每年采购成本节约约千万余元，库存资金占用率连年下降。由于库存费用下降，劳力的节约，采购费用节省等一系列人、财、物的效应，使生产成本得到降低。再次，业务数据实时处理，决策命令准确下达，减少经营成本，减低经营风险，快速应对市场变化，通过ERP系统可协助基层用料单位加强物资定额储备管理和降低材料消耗管理。

四、结束语

通过ERP系统在金川集团供应分公司的多年实践和应用，可以看到在材料的计划、采购、库存等方面的管理水平都得到了极大提高，并取得了令人满意的成效。随着计算机材料管理在供应分公司的日益成熟和普及，未来供应分公司的材料ERP管理将更上一层楼，ERP系统将帮助我企业更好的提升竞争力，降低企业运营成本，不断为企业发展带来新的原动力，使企业在激烈市场竞争中不断壮大发展，在同行业竞争中取得更大的竞争优势，为了金川集团的生产建设开创材料供应工作管理新局面作出更大的贡献。

参考文献：

[1]黄伟群.ERP如何优化成本控制［J］.管理科学，2008（6）

[2]吕文清，吕文斌.ERP制造成本管理［M］.广东经济出版社，2005.