加强医院电子档案管理的对策探讨

加强医院电子档案管理的对策探讨

樊英

樊英（安徽省合肥市第三人民医院档案室230022）

【摘要】目的探讨加强医院电子档案管理的对策。方法根据我院电子档案管理的现状、存在问题及对策进行分析探讨。结果目前我院产生了大量电子文件，如何收集、整理、利用、管理好这些电子文件，成为迫在眉睫的问题，根据这些问题提出合理的对策及建议。结论目前医院电子档案管理工作存在许多问题，加强制度建设，提高综合素质等途径来提高电子档案的管理，从而促进档案事业的可持续发展，充分发挥电子档案在医院管理中的作用。

【关键词】医院电子档案对策

【中图分类号】R197.322【文献标识码】B【文章编号】1672-5085（2013）34-0270-01

随着医院信息化的建设，医院产生了大量电子文件，如何收集、整理、利用、管理好这些电子文件，成为迫在眉睫的问题。笔者针对我院电子档案管理的现状、存在问题及对策进行分析探讨，现报告如下。

1我院电子档案管理的现状

随着网络信息技术的发展，电子文件的数量增多，电子文件成为我院电子档案管理的重要组成部分，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，提高了工作效率，但是管理工作中也出现了不少问题。

2我院电子档案管理中出现的问题

2.1制度不完善。随着医院的发展，电子档案正代替传统档案，但是我院没有制订电子档案相应管理制度，旧的管理制度已经不能适应当前的电子档案管理工作。各个职能处室各自为政，缺乏必要的协调，临床科室的电子文件保存在信息处，病案室无法有效调取临床科室的电子档案。各种活动中的的电子档案，各个科室独立保存，信息处无法共享。

2.2缺乏必要的技术人员。电子档案的管理人员大多年龄偏大、知识结构老化、未系统学习过电子档案管理甚至电子计算机方面的内容，不能完全胜任电子档案管理工作的需要。

2.3缺乏必要的技术维护。电子档案是由计算机管理的，使得电子档案在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改和删除[1]。一些不可抗拒的自然灾害侵袭，如计算机故障、黑客入侵等，极易造成电子档案的破坏和丢失[2]。

2.4电子档案存储问题。目前电子档案的载体材料主要是光盘。光盘主要组成材料有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。决定了电子档案容易受外部高温、高湿、光、空气污染、灰尘、磁场和电场、机械应力等的影响。而医院没有专门的储藏光盘的场所。

3电子档案管理的对策及建议

3.1完善电子档案管理的规章制度。医院分管领导专门负责，建立健全电子档案管理制度，规范电子档案管理行为，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。加强领导，注重宣传，增强全体医务人员电子档案管理意识，实现动态管理，确保档案材料的完整性，维护患者的利益和就医时的方便，切实的为患者服务。确定医院电子档案管理的职责，完善医院电子档案的收集、整理、保密、归档、利用、鉴定、统计、安全防护等各项制度医院应通过认真调查研究，制定相应的改革措施，设专职的电子档案管理人员，并逐步建立医院电子档案管理系统的职能机构，从而有利于档案的保管和电子档案信息的综合开发，促进档案管理的规范化。

3.2引进和培养专业技术人员。电子档案管理人员应当学习和了解信息技术运用、网络安全、医学管理等知识。学习电子档案管理的法律、法规、规章制度及本单位的电子档案管理规定，提高对电子档案管理知识的认识及理解。不断加强电子档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

3.3对电子档案系统进行必要的技术维护。进行必要的经费投入，购买计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

3.4改善电子档案存储问题。搞好电子信息存储载体，特别是光盘的安全防护。定期拷贝，对长久保存的电子档案应以脱机方式保存在耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放，不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源。保持良好的温湿度，温度控制在16℃～20℃，相对湿度35%～45%[3]。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题及时采取恢复措施。

4讨论

目前医院电子档案管理工作存在许多问题，加强制度建设，提高综合素质等途径来提高电子档案的管理，从而促进档案事业的可持续发展，充分发挥电子档案在医院管理中的作用。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。通过建立完善的电子档案能够快捷、方便、高效的检索到有关的信息，有利于医院的管理的科学化，有利于服务水平的提高。

参考文献

[1]金波，丁华东.电子文件管理学.上海：上海大学出版社，2007.

[2]殷素芬.电子档案应用中的利和弊［J］.现代医院管理,2006，（4）：54-55.

[3]张国强.浅谈电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].档案天地,2010(10):49-50.