对企业档案管理社会化的思考与探索

对企业档案管理社会化的思考与探索

胡慧琴余霞

四川电力建设有限责任公司四川成都610000

摘要：企业档案是记录企业日常运行和发展历史的重要凭证，也是企业在未来发展需要参考和做出各种决策的依据，对于企业未来的发展有着指导作用。然而，企业的档案管理工作由于比较繁琐，需要企业投入大量的资金进行管理，却又不能直接产生效益。在如今激烈的市场竞争中，为了降低在档案管理方面的成本，充分发挥档案的作用，企业档案管理实现社会化已经迫在眉睫。企业要想实现更好的发展，就要有效借助企业档案管理的社会化，使企业档案管理的实效性得到有效提升，科学而规范地管理档案，从而更好地适应未来多变的市场。基于此，本文对企业档案管理社会化进行分析。

关键词：企业档案；管理；社会化

1企业社会化管理模式的提出

20世纪90年代至今，无论哪种企业存在形式，其档案管理工作都会出现一些新问题和新矛盾，档案管理存在的各种短板在实践中被不断发现。因此，应建立与企业发展相协调的管理模式，以保证企业档案管理工作可持续发展。

对企业档案管理来说，实行社会化管理，推动档案工作的发展是很重要的，不仅可以缓解企业保管大量文件的压力，降低管理费用，还可以实现非行政职能范围内的社会事务分离的要求，使档案部门可以集聚精神实施宏观管理。实现档案管理社会化，无论企业内部档案部门还是社会中介机构都处于竞争环境，由此带来的动力和压力，促使档案工作不断前进。

2企业档案管理社会化的必要性与可行性

2.1必要性

档案是社会管理信息的重要载体与信任凭证，不科学的制度容易让档案管理无序化。且企业数量剧增，员工逐渐从企业人变成社会人，自由度与流动性越来越大，增加了企业档案管理工作量，因此改进档案管理模式迫在眉睫。企业档案管理社会化能确保人力资源的合理流通，并促进企业管理科学化。与此同时，企业档案管理社会化能确保档案信息的安全与真实，也就是保证档案的客观性与公正性。企业传统的档案管理缺乏公平性，很多企业为把人才留住就用档案挟制，导致员工和企业的矛盾越积越深，严重影响企业工作质量，同时阻碍员工发展，无法满足档案管理合理化与科学化的要求。因此，实行企业档案管理社会化很有必要。

2.2可行性

市场经济在不断发展，企业档案管理工作的社会化需求逐渐显现，很多企业逐渐公开档案管理工作，其可行性主要体现在三个方面：一是技术支持。在企业档案管理社会化进程中，服务与被服务单位怎样传递信息是关键一环，而科学技术持续进步，信息技术在各个行业和领域得到广泛应用，使得企业档案管理社会化获得重要的技术支持。如果企业内部的档案管理不能满足现实需求，就必须借助外力优化档案管理工作，此时可利用网络技术随时了解社会单位的档案管理信息，并利用反馈机制及时反馈信息，社会单位也能利用网络了解企业的档案管理动态，增进彼此的沟通与交流，做好档案管理。二是手段支持。新型经营管理方式越来越多，业务外包快速进入人们的视野。而企业档案管理工作越来越多，巨大的工作量与有限的人力资源的矛盾日益突显，企业不得不采取措施缓解该矛盾，将档案管理业务外包无疑是最有效、最简单的手段。企业向社会中介组织或机构外包档案管理工作，不但能减轻内部工作负担，还能借助中介组织或机构的专业优势，提高档案管理竞争力，在满足档案信息需求的同时提高工作的效率与质量，提高企业竞争力。三是市场支持。国家与地方陆续出台对社会档案中介组织的政策与规定，营造档案中介服务的优良市场环境与秩序，为发展企业档案中介服务市场提供法律依据。同时，档案中介机构持续拓宽市场，增加社会化服务的层次、内容与手段，不仅为需求企业提供高质量档案管理服务，还不断提高自身经济实力与服务水平，支持企业档案管理社会化发展。

3企业档案管理社会化的保障措施

3.1积极培育企业的档案中介服务消费观念

企业向社会外包档案管理业务的消费观念并非自发形成，而是由市场引导和培育的。企业作为消费主体，在准备或开展外包档案管理工作这一消费活动时势必会被消费观念所支配甚至控制，要想促进企业档案管理社会化，企业就必须形成消费观念。随着档案中介市场的持续发展，企业慢慢形成档案中介服务消费观念。换言之，发展档案中介市场能引导企业形成并完善消费档案中介服务的观念，从而主动积极地向社会档案中介机构委托档案管理职能，接受有偿服务，并反哺档案中介市场的进一步发展，为有效实现企业档案管理社会化提供动力源泉。

3.2立足社会化视角加强企业电子档案管理

当今时代，电子档案管理是企业档案管理的必然，但因自身没有相应的技术条件和人力资源而外包电子档案管理业务，是利用专业的社会力量管理电子档案。一是社会化的企业电子档案软件，即通过企业和软件制造商之间的充分协作，企业向制造商外包研发管理系统的业务，由制造商将满足企业个性需求的电子档案软件管理系统提供给企业。二是社会化的企业数字档案馆，即企业向社会上专业的电子档案建设单位外包建设数字档案馆、电子档案光盘与磁盘等的压缩与制作、数据库的构建等业务。三是社会化的企业电子档案资产和人力资源管理，即企业完全把自身的电子档案资产和人力资源管理外包给社会上专业的电子档案管理中介机构，企业只发挥监管作用即可，大大提高电子档案管理工作效率。但这样做容易泄露档案数据信息，需要企业与中介机构加强保密协作。

3.3创建档案管理社会化行业协会，创造良好的社会管理氛围

建立社会化的档案管理专业协会，对于监督和指导市场上的中介专业档案管理机构的工作有着重要的意义。从国家宏观调控的角度，档案行政部门应积极支持档案管理行业协会的建立和发展，利用自身的管理优势，提出档案管理行业协会的管理力量和管理职能。为了保证企业档案管理的安全有序运行，在有效履行相关指导和监督职能的前提下，社会化档案管理行业协会应做好内部管理工作，加强自律，切实履行行业协会职能，确保自身职能的发挥。

3.4加强档案行政部门对社会化档案管理的宏观调控作用

随着社会经济的快速发展，我国企业档案管理发生了巨大的变化，取得了明显的进步。未来，企业档案管理社会化已成为一个重要的发展方向。在社会组织中，逐渐出现了专职档案中介管理机构，促进了我国档案事业的积极发展。从国家职能的角度看，档案管理部门应加强对企业档案管理社会化的宏观调控，实现企业档案管理社会化的合理性、规范性和科学性。由于时代的快速发展，企业档案管理的社会化是一种新的趋势，相关的法律、法规和行政政策还不完善。为了尽快制定完善的档案管理政策和法律法规，各地档案管理部门应根据地方企业档案管理的现状和企业档案管理社会化的进程，制定科学的档案管理制度。合理可行的行政法规或者有关法律、法规。地方档案法律法规要明确档案管理中介组织的运作范围、从业人员的专业水平和素质，自觉接受档案管理机关的监督，加强国家档案管理的社会化。宏观调控力度。

结语

档案记载着企业的发展历史，为企业的持续发展提供分析资料，不管是人事档案还是技术创新档案或是设备档案均和企业的效益息息相关。在新的历史时期，传统档案管理模式不再适应企业现代化发展需要，为确保企业稳定健康发展，实施档案管理社会化是有效途径，推进企业档案管理社会化是档案事业发展的重要内容，必须不断加强探究，优化企业档案管理社会化。

参考文献：

[1]杨晓英.档案管理社会化问题研究[J].中国管理信息化，2015，18（14）：202.

[2]高晓宇.社会化问题在企业档案管理中的分析[J].黑龙江史志，2015（13）：98.