一、利用率低、利用范围狭窄
据笔者所知目前大多数档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的与国外档案馆的利用率无法相提并论从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务为社会公众提供档案服务的比例很小。
二、社会对档案馆的认知程度差
人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。那么究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度阻碍了档案馆社会功能的实现呢笔者认为有以下几点
一、档案馆宣传工作没有到位
近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”档案馆工作人员更是如此只满足于踏踏实实地做好本职工作头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识从而影响到社会对档案馆的认知程度。
二、馆藏匮乏
面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆尤其是区县级档案馆馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看虽称得上“门类齐全”但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数科技档案、声像档案等却很少。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。
三、服务水平不高
档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。目前大多数档案馆的服务水平尚有待提高。主要表现在
一 利用方式单一
对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在嘴上”没有真正付诸实施。
二 利用效率不高
这里所说的利用效率不是针对档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。
三 编研工作缺乏成效
档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研产品但大部分为应付升级达标匆匆而就质量不高实用性不强利用范围狭窄利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。
上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能笔者认为应在以下几方面下功夫
一、采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作
一 组织宣传活动
近几年档案工作开展得有声有色面向公众而进行的形式不一的宣传活动此起彼伏。各级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。
二 借助新闻媒体的力量进行宣传
电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。
三 创办刊物加强宣传
档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料登载档案内容简介、介绍档案馆知识并在一定范围内发行以达到宣传档案馆的目的。
四 设立宣传栏
档案馆在自家门前或选择适宜场地长期设立宣传栏将档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法可大大加深社会公众对档案馆的认知程度。
除上述几种方法外档案馆还可根据中国的传统习俗在各类节日期间印制明信片、贺年片、日历卡等免费向社会公众散发尽可能地宣传档案馆工作。
笔者认为开展多种多样的宣传应遵循长期性的原则那种“轰轰烈烈一天默默无闻一年”的做法是收不到多少成效的。
二、做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能
档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。
一 丰富馆藏、创造条件
没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远因而也一直是档案馆工作者乃至专家、学者关注的焦点。笔者认为目前在丰富馆藏工作中应着重注意以下二点
１丰富馆藏应注重质量
多少年来由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加。量的多少成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件从而导致了馆藏量的大幅度增加大部分无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名多年藏于库内留之无用弃之可惜既无助于档案价值的发挥也给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷在修改、完善有关规定的基础上将确实具有保存价值的档案收集进馆。
２做好档案征集工作
