浅谈加强电力企业档案管理工作策略

摘　要: 本文首先介绍了电力企业档案管理的重要性，分析档案工作现代化管理的目标及任务，提出了优化电力企业档案管理工作的主要措施，实现网络化是档案现代化管理的核心。

关键词: 电力企业 档案管理 信息化 措施

前言：

近年来，我国电网建设突飞猛进，各级电网网架结构日趋坚强，但在电网飞速发展的同时，电力档案管理上存在的弊端不断显现。特别是电力工程档案管理，由于受工程项目投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等因素的影响，虽然投入大量人力、物力，却往往不能满足档案管理的及时性、完整性和准确性要求。笔者通过下文分析加强电力企业档案管理工作策略。

1电力企业档案管理的重要性

电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。

2　档案工作现代化管理的目标及任务

档案工作现代化管理的目标: 实现档案管理方法和管理手段的现代化, 完成档案工作由管理实体档案为主向管理实体档案和档案信息为主的转化,实施和完善文档一体化管理, 构建公司档案信息网络, 实现档案信息资源的共享。力争在公司系统形成一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有同行业先进水平的档案现代化管理网络。

档案工作现代化管理的主要任务: 以档案信息化建设为重点, 采取有效措施, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 扩大信息采集范围, 推动纸质档案数字化工作, 建立档案信息化标准体系, 加快档案人才队伍建设, 提高档案人员的素质, 全面推动档案管理现代化。

3优化电力企业档案管理工作的主要措施。

本文从以下四个方面对优化电力企业的档案管理工作提出相关建议。

3.1争取高层领导对档案管理工作的重视

第一，电力企业应有一名分管档案管理工作的副职领导，一方面能够体现出档案管理工作的重要性，另一方面还能使企业各个部门在档案的利用上增加便利性。

第二，增加档案管理考核项目。一般来说，电力企业对各个部门都会做出季度或年度考核，并把考核结果与各部门的工资福利紧密挂钩。鉴于此，电力企业可以在考核指标中加入档案管理的相关内容，从而引起领导的重视。

第三，要把档案管理人员的考核落到实处。一般来说，电力企业档案室一般隶属供电局办公室主管，办公室可以将档案管理的考核项目进行分解，落实到所属的各个岗位中去，使档案管理的各项具体工作能够在责权明晰的前提下最终落到实处。

3.2持续培训提高档案管理人员专业素质

加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先，可以采取多种有效的培训方式，一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导，另一方面还可以采取现场培训的方式，将培训和实际操作相结合，使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。

其次，要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员（尤其是新进人员）进行定期培训，还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况，根据实际需要，不定期地开展有针对性的培训。

3.3科学制定档案管理制度

电力企业档案应当严格按照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《科学技术档案卷构成的一般要求》以及《电力科技档案管理手册》等要求对档案资料进行有效整理，保证案卷质量达到国家标准，力求归档文件完整、准确、科学和系统，并在输机建库时统一著录规则并加备注说明，从而能够对电力企业的主要工作情况做出真实全面的反映。

3.4加强对电力声像档案的重视

首先，电力企业领导要改变传统的档案管理模式，全面加强对声像档案的归档、保护以及有效利用等工作环节的重视，在资金投入、人员配备等方面给予足够的支持，并抓好制度建设工作，不断强化档案管理人员对声像档案的重视程度。其次，对于电力工程人员而言，要严格规范其在整个电力工程实施过程中对声像资料的全程收集工作，并建立起严格的声像档案移交制度，从而避免声像档案在移交过程中的流失。再次，要开展有效的声像档案维护工作。具体而言，一是对声像资料的保管、借用、开发等一系列环节都要制定出严格的规定；二是避免声像资料受到光线、磁场等因素的影响；三是定期开展声像资料的备份工作；四是定期倒带检查部分长期保存且不常用的软盘等声像资料载体，并对其及时修复、复制，或者光盘刻录延长其使用寿命

4　实现网络化是档案现代化管理的核心

随着计算机技术在档案管理过程中被广泛应用, 网络管理成为企业档案管理的重要手段和标志，我们应做好以下几点。

4. 1　统筹规划, 规范管理

树立档案信息化建设一盘棋思想, 坚持“有序推进、统一标准、集中建设、引导示范、逐步展开”的基本原则, 把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。逐步统一档案数据的交换体系、档案信息数据库结构和数字化档案的格式, 通过中间传递实现企业各单位各部门档案信息互联互通。档案信息系统实现异地查询的基础上, 最终建成覆盖企业的档案信息网络。要树立档案管理归口部门在档案信息化建设中的主体地位, 加强与信息化建设主管部门的联系和配合, 将档案信息化建设纳入企业信息化建设规划中, 同时制订档案信息化建设的专项规划,提出实施档案信息化建设的具体目标和任务, 逐步实现档案信息系统的统一管理, 实现档案管理系统与其他业务信息系统的无缝连接。

4. 2　建立健全档案管理信息化的规章制度

为了实现档案现代化管理的目标, 必须建立严格、系统的档案管理规章制度, 在各个环节、各个工作程序中用制度进行规范和制约。企业在调整充实原有制度基础上, 应根据国家和企业的有关规定, 加快研究和制订电子文件归档制度、电子档案管理制度、电子档案文件格式标准、电子档案利用制度、电子档案安全保护制度等。

4. 3　加快档案信息化资源建设, 狠抓档案数字化、工作标准化

档案信息资源建设是档案现代化管理的基础,是建立数字化档案的支柱，也是我们企业发展的必然趋势。我们要完成重要档案信息的数字化, 按照由近及远的顺序, 分期分批对重要的和利用率较高的纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作,努力实现当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。办公自动化及其他业务信息系统应设立专门的电子档案信息收集模块, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统。根据国家有关标准, 档案数字化处理推荐采用支持XM L语言格式的版式文件( 双层PDF或CEB格式) 。有条件的企业可建立技术完善、符合标准的档案数字化加工生产线, 以保证档案数字化的质量和速度。

4. 4　加强档案信息系统的建设

档案信息系统的建设, 是档案现代化管理的重要内容。档案信息系统的建设应采用先进的信息技术, 要与现代化电网经营企业的档案工作相适应。档案信息系统应由档案管理系统、档案提供利用系统、全文检索系统、数据存储备份系统等四个子系统构成, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换、自动组合、编目、借阅、统计、查询分析、数据备份

转换等功能。

4. 5　加强档案信息优质服务

要完善服务条件, 拓展服务渠道, 拓宽服务领域, 以满足各方面利用档案的需要。切实转变思想观念, 改变重管理、轻利用的传统方式, 走开放型、网络型服务的道路。完成档案信息化服务中心的功能配置, 实行电子档案资料的网络借阅。建立与办公自动化系统相结合的档案查询系统, 并在查全率、查准率以及检索速度上下工夫, 努力提高档案信息服务质量。

4. 6　全面落实文档一体化管理措施

企业要形成文书、档案部门的联动机制, 共同协商, 齐抓共管。树立全程管理与前端控制协调统一的管理理念, 加强档案管理部门对文件的超前控制, 定期对已进行逻辑归档的电子文件进行检查。建立电子文件全程管理系统, 实现文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化和规范一体化。

5结束语

电力企业的档案管理工作是一个庞大的系统工程，会随着企业内部对档案管理力度的改变以及各种新技术的推陈出新而不断发生变化。因此，这一问题的研究也将是一个动态和持续的过程，还需要更多的档案管理业内人士在今后对这一问题进行更加深入和系统的研究。

参考文献：

[1] 王健. 电子时代机构核心信息资源管理[ M ] .北京: 中国档案出版社, 2002.

[2] 孛红梅. 浅析电力企业档案管理现代化[J]. 青海电力，2007(1).

[3] 昊玉蛛. 电力企业档案服务创新的思考[J]. 云南电业，2007(7).