信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

胡娟

湖北省十堰市建设工程管理处  

摘要：档案管理是行政事业单位重要工作，信息化背景下档案管理科学化建设是行政事业单位重要工作任务，也是急需解决的工作问题。以信息化推动档案管理科学化，行政事业单位要注重人才、技术、安全三个方面。建设信息化人才队伍提供源动力，助推档案管理数字化提供工作保障，优化档案管理结构联结工序，以促进档案管理科学化。

关键词：信息化；行政事业单位；档案管理

引言：行政事业单位规划工作战略离不开档案支持，所以档案管理始终是工作。随着信息技术发展及各行业应用，优化我国产业结构，推动我国产业发展，行政事业单位要注重基于信息化的档案管理建设，促进档案管理信息化建设，实现档案管理科学化、标准化、数字化。但是事业单位档案管理科学化建设仍处于摸索阶段，如何利用信息化技术促进档案管理科学化，成为行政事业单位及档案管理工作人员首要工作，所以探究信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化具有重要意义。

一、档案管理人才队伍建设

人才是促进行政事业单位档案管理科学化的主力军，行政事业单位要注重信息化人才队伍建设，为档案管理科学化储蓄源动力。档案信息化人员队伍建设，注重培养档案人员信息化技能和职业素养。档案人员掌握信息化技能，可以规范化、标准化、科学化开展档案管理工作，针对性解决档案管理问题，提高工作效率。档案人员具备职业素养，能够认识到档案管理工作对行政事业单位发展起到的重要作用，树立工作观和价值观，以正面饱满的状态投入工作，为档案管理科学化付诸实际行动。档案信息化人才队伍建设主要包括人才引进和职业培训两个手段。人才引进要明确引进标准，以职业技能和职业素养为根本条件，为档案管理部门注入有生力量[1]。促进新旧人员在工作上进行交流，融合档案科学化管理方法和技巧，共同营造档案管理科学化新生态，提高档案工作质量。职业培训以旧人为主，通过档案管理信息化讲座、职业技能交流会、综合素养提升等培训活动，转变工作人员工作理念，植入档案管理信息化理念，使工作人员主观上投入档案管理科学化工作。加强档案人员信息化管理技能，做好档案储存、管理、保护、应用等工作，正确处理档案管理科学化建设过程出现的问题，完善档案管理科学化体系，做好档案管理和服务工作，助力行政事业单位稳定发展。

二、档案管理数字化建设

档案信息化管理平台建设是推动档案管理科学化的重要工作，档案管理数字化平台建设要从硬件和软件两个方面着手。档案管理数字化系统设计、选择、应用，要根据行政事业单位档案管理工作需求，科学设置档案分类区，增加系统储存空间，提高防火墙防护能力，界面分区简单明了，降低档案管理工作难度。硬件是指信息化设备，包括电脑、硬盘、扫描仪、传输设备等。单位结合档案管理工作需求，适当更换信息化设备，优化与维护旧设备，促进硬件设施满足工作要求，为档案管理科学化提供保障。档案管理数字化建设还要注重档案资料数字化储存和管理[2]。档案资料数字化主要以重要工作资料为主，利用扫描仪将档案资料数字化处理后，进行档案资料数字化编码，运用档案管理信息化系统进行分区管理，方便档案搜索和应用。依据档案资料保密级数，对数字化档案资料进行加密管理，不同档案类型设计不同的档案解码钥匙，加强档案保护管理。同时，单位要注重网络安全建设，提升行政事业单位网络安全防护能力，计算机配置专业病毒检测系统，强化档案安全管理。档案管理数字化平台，如图1所示。

图1 档案管理数字化平台

三、优化档案管理结构

档案管理结构优化包括岗位优化和工序优化。人员是档案管理科学化的主体，优化档案管理岗位结构，可以保证档案管理每道工序紧密连接，促进档案管理工作持续化、标准化开展[3]。行政事业单位结合档案管理实际需求，优化档案管理岗位结构，明确岗位工作职责，加强岗位工作任务衔接度，促进不同岗位工作人员开展关联性工作，即做到工作能衔接、高效率。信息化背景下档案管理工作流程简化明了，替代大量人工抄录工作。档案管理信息化平台可以执行性操作数字档案，包括扫描、储存、借调、查阅、管理等，提高档案管理工作效率。基于信息技术的档案管理工序优化，可以减低档案管理工作失误，管理人员根据信息化平台流程操作，结合操作失误提示能够改变工作方法，从而加强档案管理科学化建设[4]。同时，行政事业单位注重人工智能技术和大数据技术应用，运用自然语言处理技术、图像识别技术、数字推动技术及修复技术等，既能加强新资料储存与管理，还能够自动化整理和优化旧资料，筛失真、丢失类型数据，并进行恢复操作，有助于推动档案管理科学化建设。

结束语：综上所述，基于信息化的行政事业单位档案管理信息化建设，有效解决管理人员工作效率低、档案资料管理难等问题，通过档案管理人才队伍建设、档案管理数字化建设、优化档案管理结构，可以为档案管理科学化建设提供人才、技术，以及优化工作流程，共同推动档案管理信息化，提高工作效率，为行政事业单位提供高质量档案服务工作，助力行政事业单位信息化建设和发展。

参考文献：

[1]温妍.试析信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].兰台内外,2022,(16):36-38.

[2]孟雪青.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化研究[J].办公室业务,2019,(23):125+127.

[3]杨元理.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考分析[J].明日风尚,2018,(15):354.

[4]陈兴龙.关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智,2018,(23):219.