实现档案数字化管理的要点分析

实现档案数字化管理的要点分析

马兰

天津泰达滨海清洁能源集团有限公司 天津 300000

摘要：随着信息技术的不断发展，数字化管理已成为档案管理中的重要组成部分。本文以档案数字化管理为研究对象，从实现数字化管理的要点和数字化管理的影响两个方面进行探讨。在实现数字化管理的要点分析中，本文提出了技术条件的准备、档案的整理和分类、数字化管理流程的建立三个方面的要点，并在数字化管理的影响分析中总结了数字化管理的优势和作用。此外，本文还分析了数字化管理存在的问题，并提出了相应的解决方案。通过本文的研究，可以为数字化管理提供有益的参考和指导。

关键词：档案管理；数字化管理；要点分析

引言：在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对企业档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对企业档案信息的数字化管理，为企业生产经营提供优质服务。

1档案管理数字化的现状

首先，档案数字化没有引起足够的重视。基层党委和政府的工作重点主要是经济建设。在各项工作中，都注重提高经济利益。在编制经济和社会发展计划时，也很难将档案管理列入重要议程。此外，由于财力不足，自保能力有限，硬件投入相对不足，如档案数字数据库建设、网线布局等，电脑采购水平较低，只能满足日常功能，视频很少或没有，音频和图像处理设备，难以满足档案数字化的需要。第二，档案数字化的技术支持不到位。在档案管理软件的选择和开发过程中，存在着相互争斗的现象。县（市，区）档案与乡（镇）村档案，友好邻里档案系统功能不匹配，信息难以互联，形成"信息孤岛"；现有系统优化升级不及时，现有功能应用不适应形势需要。

2 数字化档案管理的优势

2.1提高办公效率，减少资源消耗

对于传统机构来说，大部分档案管理工作都是由工作人员手动完成的。同时，档案信息内容的保存通常以纸质形式进行，难以保证信息的完整性，甚至可能造成信息的丢失。然而，利用数字化档案管理可以有效解决目前办公效率降低的问题。定期进一步更新软件内容，不仅可以提高整体工作效率，还可以从根本上消除信息资源的流失，减少办公的局限性。此外，在数字化档案管理的工作模式下，减少纸质办公模式，进而全面实现智能办公的要求。

2.2确保文件资源共享和合理应用

相关工作人员应该清楚地认识到，利用现代数字化档案管理应该采用更加规范的方式来完成有效地归档工作。然而，从实际情况来看，由于工作的复杂性，大多数档案资料利用率较高。在使用过程中，还需要使用相关材料进行指导，为员工提供强有力的信息，确保其准确性。档案数字化管理还可以方便人员的数据调查，进而实现档案保障资源的合理化要求，从而确保档案资源管理的有效性。

3 实现数字化管理的要点分析

3.1技术条件的准备

要实现数字化管理，必须具备一定的技术条件。在硬件方面，需要拥有高性能的计算机和扫描仪等设备，这些设备必须保证稳定性和安全性，以保障数字化管理的高效运行[1]。在软件方面，需要选择适合自己的档案数字化管理系统，可以根据实际需求选择商业或自主开发的系统，同时需要进行相关的技术培训，提高管理人员的操作技能，确保数字化管理系统的高效运行和管理。同时，要实现数字化管理，还需要考虑与其他信息化系统的兼容性，这样可以实现跨系统、跨部门的信息协作，进一步提高数字化管理的效率和精度。

3.2加大档案数字化管理系统的资金投入

档案数字化管理系统的高效运行依托于强大的硬件、软件设施以及人力后勤的支持，而实现这些需要足够的人力、物力以及财力上的支撑，才能实现数字化档案管理的有序展开。此外，在系统运行过程中是否会遇到系统漏洞、黑客的攻击，这些都是需要考虑的，因此需要信息服务人员对系统进行实时维护。在当前环境下，信息技术迅速发展，档案数字管理系统也应与时俱进，查找系统存在的不足，不断地更新升级，加大引进先进设备以及技术的力度，提高技术水平。软件开发方面，要以兼容性作为数字化系统开发的首要考虑问题，而对于硬件设施，则要考虑硬件的运行速度以及承载能力，这就需要在数字化系统开发上加大资金投入，保证档案数字化管理体系的高效运转。档案数字化管理系统的建设需要强大的后勤保障系统才能行之有效地发展与运行，而资金支持就是其中非常重要的一环。

3.3培养档案数字化业务管理相关专业人才

进入档案信息化管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，传统的各种档案工作模式依然无法得以创新进而继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须首先深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，为各种档案相关工作人员赋予各种自动化管理特点，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过档案数字化管理为我国档案发展作出更大的贡献。

3.4加强档案管理中的保密建设

在档案管理中，无论是组织文件还是个人档案，往往都携带着大量的机密信息。因此，档案一旦泄露，很可能对单位和个人的合法权益造成重大侵犯。因此，档案的保密性也是数字化管理中一项非常重要的任务。有鉴于此，在档案管理方面需要做出一定的工作安排：首先，要对档案进行不同的保密等级分类。同时，在数字系统中，档案管理员的权限应根据档案的类型和保密级别进行划分。如果要查看相关保密级别的档案，应获取相应权限的密钥。第二，加强文件管理系统的安全级别，构建防火墙。由于档案保护的敏感性，无法保证没有人会试图通过武力获取某些档案。有鉴于此，有必要提前做好准备，尽量减少系统突破的可能性，提高系统的安全性。

3.5提升档案管理服务水平

需要指出的是，我国目前倡导以人为本的发展方针和目标，并将其应用于档案管理，因此我们应该做好为人民服务的工作。然而，经过一段时间的调查，发现我国没有重视服务工作的改进，这与我国以人为本的发展战略是不一致的。因此，在信息化的背景下，必须进一步变革，增强自身的竞争实力。要从根本上提高档案管理的服务质量和服务水平，部门管理人员必须带头，用自己的实际行动带动基层员工提高档案服务质量，并在实践过程中不断反思和优化自身存在的问题，从而在信息化背景下不断促进档案管理效率的提高和发展，实现自身的成长。例如，在传统的工作模式下，档案的查询非常复杂，需要很长时间。通过使用信息技术查找档案的内容，可以完全避免这种情况。通过在数据库系统中输入要搜索的关键字，可以快速锁定目标，工作人员可以在这些文件中找到所需的信息，大大提高了文件管理的服务效率和服务质量。

结束语：在大数据时代背景下，档案管理部门需要与时俱进，转变传统的工作方式和理念，加快构建大数据体系，更好地发挥档案管理的实际价值和作用，充分挖掘档案信息背后的价值，确保档案管理工作的有效开展，推动档案管理工作的创新与完善。

参考文献

[1]王璐.数字化归档践行企业数字化转型及管理创新[J].建筑设计管理,2021,38(07):59-66.

[2]赵楠.数字化背景下档案管理创新路径[J].采写编,2021(07):191-192.

[3]王霞.大数据时代的档案数字化建设研究[J].办公室业务,2021(13):179-180.