办公室档案管理信息技术应用措施

办公室档案管理信息技术应用措施

曹栋辉

广西崇左市城市工业投资发展集团有限公司 532200

摘要：电子技术和互联网的发展为各行各业带来了许多机遇和挑战。信息化使得信息的获取、传播、运用更加高效便捷，不仅加快了工作流程，提高了工作效率，也进一步解放了生产力；信息化带来的高速互联网和信息通讯技术，推动了经济、文化的全球化发展；社交媒体和在线平台的出现为人们提供了更多的交流方式，拓宽了信息获取渠道。而办公室档案管理作为信息管理的重要组成部分，受益于信息技术的发展和应用，发生了巨大变化。尤其是随着电子档案等信息技术在工作上的应用，各企事业单位的办公室档案管理工作更加现代化。

关键词：办公室档案管理；创新；信息技术；实践应用

办公室档案管理是指对办公室工作中产生的各类文书、合同等资料进行有效整理、保管、利用和销毁的一系列管理活动，办公室档案管理的目的是确保办公室信息的安全、准确和便捷的获取。信息技术的推广运用为办公室档案管理带来了许多机遇，一是电子化档案管理系统可以加快文件的整理、存储、检索和共享，提高档案管理的效率。二是信息技术可以通过电子存储和加密技术，提高档案信息的安全性，防止档案的遗失和损坏。三是信息技术使得档案的共享和协作更加便捷，可以实现不同部门人员共享和编辑档案，提高工作的协同效率。所以，关于信息技术在办公室档案管理中应用的探讨十分必要。

一、信息技术和办公室档案管理相结合的价值

积极推进办公室档案管理信息化建设，有极大的价值。具体体现在以下三个方面：第一，提高工作效率。信息技术能够帮助办公室实现档案的电子化、自动化管理，提高工作效率和效益。第二，加强档案的安全性和可靠性。信息技术通过数据备份、防火墙以及权限管理等技术措施，增强了档案的安全性和可靠性[1]。第三，便于档案的检索和利用。通过信息技术，可以实现档案的全文检索、分类整理和精确查找，使档案的使用更加便捷高效。

二、办公室档案管理在信息技术应用下的新特征

（一）逐渐信息化

随着信息技术的快速发展，办公室档案管理逐渐趋向于信息化发展。传统的纸质档案逐渐转变为电子化档案，利用电子设备进行存储、管理和检索。信息化的发展使得档案管理更加高效、精确和可持续。

（二）服务更多元

信息技术的应用使得办公室档案管理的服务更加多样化。通过电子化档案管理系统，用户可以根据自己的需要选择合适的服务，包括在线查询、在线预约、在线申请等[2]。进而提升查档用档的效率和用户的满意度。

（三）载体发生改变

在信息技术应用下，办公室档案管理的载体也发生了改变。传统的纸质档案逐渐减少，电子文件和数字化档案成为主要的载体形式。电子化档案便于存储、传输和共享，且占用空间小，容易备份和恢复。档案的云端存储和远程访问，使得档案管理更加便捷和高效。

三、办公室档案管理中信息技术的应用

（一）重视档案信息化建设

首先，提高意识和重视程度。办公室领导应加强对档案信息化建设的意识和重视程度，认识到信息化建设对档案管理的重要性，并将其纳入到战略规划和管理决策中[3]。其次，制定信息化建设策略。根据办公室档案管理的实际需求和信息技术的发展趋势，制定信息化建设的策略和规划，明确建设目标、步骤和时间计划，并争取足够的资金和人力资源支持。另外，建立信息化建设团队。组建专业的信息化建设团队，包括档案管理专业人员、信息技术专家和项目管理人员，共同推动信息化建设的顺利进行。最后，培训和技术支持。提供档案信息化建设相关的培训和技术支持，使档案管理人员熟悉信息化工具和系统的使用，以及信息化建设的相关标准和流程。

（二）做好基础建设、制定工作标准

办公室档案管理工作相对复杂、繁琐，尤其是在长期实施纸质档案管理模式的情况下，相对健全的管理制度已经形成。而在档案管理信息化发展的过程中，也应该将基础建设方面的工作做好，同时注意工作标准的制定，避免给有关人员的档案查阅造成影响，切实规避档案资源孤立等问题。首先，建立统一的档案分类标准和命名规范，确保档案的一致性和可管理性[4]。其次，实施文档数字化和电子化的过程管理，确保数字化和电子化的质量和准确性。另外，建立档案数据管理系统，包括档案的存储、检索、共享和备份等功能，确保档案信息的安全和可靠。最后，制定档案管理流程和工作标准，明确档案管理的责任和权限，并监督执行情况。

（三）引进信息化档案管理技术

办公室档案管理在信息化时代进行创新和强化的过程中，与信息技术的支持、辅助密不可分，而只有高效化应用创新技术手段，才可以使传统工作方式从根本上突破，促进工作高效化开展。第一，引入物联网技术。通过传感器和智能设备实现档案的实时监测和追踪，提高档案的可视化和自动化管理。第二，利用云计算技术。将档案数据存储在云端，实现远程访问和多地备份，提高档案的可靠性和可持续性。第三，使用人工智能和大数据分析技术。从海量的档案数据中挖掘出有用的信息和规律，为决策提供支持

[5]。第四，移动终端技术的应用。依据该方面技术，立足互联网，有机整合档案管理、移动终端技术手段，有助于档案服务质量的优化。

（四）加强办公室档案安全监管

要想为档案管理安全、合格提供一定保障，不容忽视的一项工作就是安全监管。而为了实现安全监管目标，从而促进档案管理安全水平的提高，应该将以下几方面工作做好：首先，建立档案安全管理规范和制度，包括对档案的访问权限、备份和恢复措施等进行规定。其次，强化档案数据的加密和防护措施，确保档案信息的安全和防止信息泄露。一方面，在病毒防护上加强力度，我国办公室档案管理信息化建设虽然获得的成效相对限制，但从实际建设情况来看，一些单位仍有不足存在，所以有必要在病毒防护上加强力度，使病毒给档案资源造成的影响有效消除，为档案安全、完整提供保障。另一方面，做好网络加密工作。针对网络化的办公室档案管理，有必要实施的一项工作就是网络加密，可立足计算机进行防火墙的设置，加上必要加密软件的假装并授予相应人员登陆权、查阅权等，才能保障办公室档案管理所提出的安全性要求得到满足[6]。另外，定期进行档案安全风险评估和漏洞扫描，及时发现和解决安全隐患。最后，加强对档案管理人员的培训和监督，提高他们的安全意识和责任意识。

结束语：

总之，信息技术对办公室档案管理带来了许多机遇，并且在未来的发展中仍将发挥重要作用。办公室档案管理将不断结合信息技术，迎接更加智能化和便捷化的档案管理模式。如大数据分析应用，办公室档案管理可以利用大数据分析技术，从海量的档案数据中挖掘出有用的信息和规律，为决策提供更多支持；再如人工智能辅助，人工智能技术可以应用于档案管理中，帮助识别、分类和整理档案，提高档案管理的效率和准确性。另外，区块链技术应用于档案管理工作，可以防止篡改，保障档案的安全和档案信息的可信度。

参考文献：

[1]吾木提·胡吉肯. 办公室档案管理信息技术应用措施[J]. 空中美语,2021(12):1459-1460.

[2]张大鹏. 论新形势下档案管理的信息化建设[J]. 兰台内外,2022(18):36-37,35.

[3]何蔚玲. 信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新[J]. 卷宗,2020,10(5):102.

[4]梁天峰. 办公自动化条件下电子文件的归档管理与分析[J]. 办公室业务,2016(1):152.

[5]夏世桂. 加强办公室文书信息及档案管理工作效率的途径[J]. 建材与装饰,2016(30):202-203.

[6]孟昭秀. 信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J]. 卷宗,2018(3):10.