数字化背景下档案管理模式浅谈 

数字化背景下档案管理模式浅谈 

李露

（广西玉林技师学院 537000）

摘要：随着我国经济的快速发展，数字化技术不断的为人民的生活提供了便利。在数字化背景之下，档案管理的模式也进行了一定程度的改革和创新，从而大大的提高了档案管理的效率，使档案管理工作变得更加系统有序。

关键词：数字化背景；档案管理；模式研究

互联网技术已经取得了很大的突破，在人民的生活当中扮演着不可替代的角色。生活的各个方面都可以看到互联网技术的渗透，在数字化背景之下，档案管理模式也取得了更加便捷的模式，这对于的管理工作来说有重要的意义。

1. 档案管理模式存在的问题

由于互联网技术与档案管理工作的的结合并没有特别的成熟，数字化背景下档案管理工作的模式仍然需要不断的进行改革和创新。在档案管理当中，利用数字化技术可以使档案的分类以及放置变得更加有序。但是传统的档案管理方法仍然没有真正的满足人民的需求，存在着一定的局限性，传统的档案管理往往是由人工进行管理。人工管理往往效率低下，并且对于档案的分类和管理工作并没有细致化。还存在着许许多多的细节问题有待解决。同时，在传统的管理模式之下，重要的档案和普通的档案没有严格的划分，因此在进行查找档案的过程中，会带来一定的阻碍。另外，档案管理往往对档案的管理和保存投入的精力很多。在进行档案管理的过程当中，时常会把档案存放的环境做出调整。在特殊的天气环境下，如果档案不能够合理的存放，就容易造成一定的损坏，这对于档案的管理来说是极为不利的。如果没有得到及时的解决，就会让档案的存放受到一定程度的破坏。 尤其是对于重要型的档案，则需要更加注重保存和维护工作，目前，档案管理当中时常会有档案丢失和档案破损的现象，这是一个急需要解决的问题。

2. 数字化背景档案管理的概述

在数字化背景之下，档案管理工作可以大大的融入互联网技术。这样的档案管理往往可以把档案按照重要程度进行划分。同时，可以把档案的分类工作做的更加细致和全面，对于档案的登记工作也可以变得更加快捷和迅速。在以往的管理方法当中，由于档案资料过于庞大和繁琐，容易造成档案丢失或者是档案查找不到的情况。但是利用数字化技术，可以把这些细节问题一一解决。利用数字化技术对档案资料进行登记，分类和整理。因此就可以使档案的管理工作变得轻松而又简洁。这样可以大大的缩短档案管理的时间，从而减轻管理人员的工作压力。并且带给档案管理，更多的管理思路和方法。这样的管理模式更加有助于档案管理领域的快速发展，同时也是一个大胆的尝试和突破。这也是结合了新时代发展的特点，将互联网技术与档案管理工作完美的融合在一起，有助于与时俱进。同时，也能够解决当下的现实问题。

3. 档案管理融入数字化技术

3.1大数据下档案管理应用功能架构的走向

在进行档案管理的过程当中，可以把档案管理的各项页面进行数字化管理。比如档案管理可以分为很多个环节。从而把各个环节设置成一个界面。这样大家在使用档案的过程当中就更加的直截了当。从而减少档案管理的繁琐和复杂。可以把档案管理的界面按照使用步骤进行布置。可以利用互联网技术把档案进行登记分类，每个种类的档案放在一起，同时可以让档案的分类工作变得更加有逻辑性和系统性。这样有助于后续档案的查询和使用。在进行档案分类的过程中，也可以利用互联网技术把档案的重要性按照从高到低的顺序进行排列。这样就可以把重要的文件和一般的文件区别开来。同时，把重要的档案用作红色标记，而其他一般的档案则用其他颜色标记。利用颜色分类则可以一目了然的分清重要文件和不同文件的区别。在查找文件的过程中，就可以迅速的找到所需要的文件，同时也可以在档案保护工作上变得更加顺利。对于特殊的档案所需要加密和重点保护。对于普通的文件，则采用相应的办法进行保护。在分类的过程中，可以把档案进行编号，每个种类的档案对应着一个编号。这样在使用档案的过程当中，可以直接输入编号，就可以查找到所需要的档案。可以大大的减小查找的时间，并且提高档案管理的工作效率。

比如，想要查找某一项档案的过程中，可以利用数字化技术把该档案进行归类和页面设置。从而在页面中输入关键词，直接找到目的的档案。

3.2档案管理引入数字化技术进行布局

数字化技术可以把档案管理的使用步骤进行更加精明的布局。从而使档案管理的各项细节更加的清楚和直观。同时，针对于不同的用户设置，不同的使用和查找途径，使档案管理更加的灵活和个性化。档案在进行管理的过程中，需要着重的进行保护和储存。在环境的影响作用下，会变的潮湿甚至受到一定的损害。对于重要的档案资料，则需要有一定的备份。那么，在进行档案保护的过程当中，可以利用互联网技术对重点的档案进行复制和备份。存在电脑中就可以永久的保存，不用担心受环境影响所带来的损害。同时，在档案管理工作当中，档案的保护也是至关重要的。因此，在利用互联网技术的同时，需要考虑档案的保护工作。要对档案进行全面而又系统的保护。这样就可以为档案的所有者提供最大的保障。同时，数字化技术可以使档案的保护工作变得更加完善和全面。

比如，不同行业的人对档案管理的要求是不同的。因此，在进行档案管理时，可以将档案的处置针对不同的人群做出划分，从而使档案管理更加的灵活和便捷。有一些档案则需要加强保密工作，那么就需要特殊化处理。就可以利用互联网技术对秘密档案进行加密处理，是档案的保存程序更加复杂，从而增加了档案的安全性。

3.3利用数字化技术对档案信息进行横向和纵向比对

档案的信息往往错综复杂，可以利用数字化技术进行横纵向的比对。档案的信息收集工作是一项复杂而又漫长的工作，在登记的过程中，也容易造成人工误差，从而使档案的管理工作变得更加艰难，在登记的过程中，一定要注重档案登记的准确性。一旦记录错了相关信息，在后续的查找工作上就会十分的困难。传统的档案管理工作往往是人工登记，但是人工登记存在着一切不可控的因素。因此，容易造成档案的登记工作出现一定的误差和错误。这样不利于管理工作的完成。同时也会带给档案管理一定的阻碍。但是利用数字化技术，把档案登记可以大大的缩短登记时间，同时也可以减小登记时出现的误差，使档案登记工作变得更加准确。在登记的过程当中，需要对档案的各项信息准确的掌握。人工登记所掌握的档案信息往往不够全面。同时，在信息的处理上也不够的直观。但是，利用互联网技术，可以把档案的信息进行罗列。那么就可以使档案的信息变得更加精细。从而使档案的管理工作变得更加细致有序。同时，在登记的过程当中，如果按照传统的登记方法，还需要有一定的登记手册。在后续的登记手册保护上也是一个健在的问题和麻烦。但是，利用互联网技术，登记则可以使登记信息永久的保存，并且不受任何的损害。

4. 结束语

互联网技术带给人民的生活很多的便利，大大的提高了人们生活的幸福指数，同时在数字化技术盛行的背景下，互联网技术渗透在档案管理则是一个大胆的尝试和创新，也为档案管理工作带来了更多的发展机遇。同时，减轻了档案管理工作的工作内容，为相关负责人员带来了更多的便捷，从而大大的推动了档案管理工作的快速发展，使档案管理工作变得更加的高效准确。

参考文献：

[1］谢昌炜．档案收集与合并高校档案管理模式研究［ J ]．宜宾学院学报，2019，(07):112-115.

[2］赵菁菁．知识经济时代高校档案管理模式初探［ J ]．长沙大学学报，2017,(04):26-27.