探讨基层事业单位档案管理现代化实现路径

探讨基层事业单位档案管理现代化实现路径

林秀秀

龙港市人民法院 浙江省温州市325802

摘要：我国基层事业单位通过强化对档案的管理，能够确保整个单位有序发展。在进入新时代之后，档案管理的方式也要不断创新，通过提升现代化水平，就能有效解决早期工作中出现的各类问题，促使管理的整体质量和效率有所增强。本篇文章主要描述档案管理现代化内涵和要求，探讨了基层事业单位档案管理存在的问题，并对于具体方法发表一些个人的观点和看法。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化目标；实现路径

引言：对于档案而言，可以看作是对社会发展进行记录的仓库。通过做好维护工作，能够了解单位发展的整体过程和遇到的问题，并为未来工作的开展提供帮助。伴随时代的进步，档案管理工作同样需要做到与时俱进，不能停留在早期阶段，通过持续应用新技术，就能促使管理工作的水平达到更高层次。因此，基层事业单位在开展档案管理工作的时候，就需要朝着现代化的目标前进。

一、档案管理现代化内涵和要求

（一）虚拟化目标

伴随科技的快速发展，文字的保存形式有了明显增加，变得更为多样。通过利用信息技术，无纸化存储的模式变得越发普及，早期以纸质媒介为主的管理模式被完全替代。信息技术得到应用后，能够促使档案管理变得更为便利，所有操作都能直接在虚拟空间中进行，并且不受存储空间的限制。

（二）数字化目标

伴随摄影技术的支持，在进行档案管理的时候，可以将原有的图文资料转变为微型图片，之后再依靠微缩技术将其变为几乎不占内存的电子文件。如此就能解决早期库存占用量大、检索难度较高的问题，同时资料不会发生虫蛀以及腐蚀，使得保存年限有所增加[1]。

（三）社会化目标

档案本身可以看作是记录社会整体发展的载体，通过对过去的历史予以借鉴，为未来提供服务和恩惠，因此是一类极为正规的资源。通过强化档案管理的社会化管理和市场化运作，不但可以促使人们的档案资料的保护意识有所提升，而且还能对共享机制持续改进，以此将档案本身的价值全部展现出来，进而发挥应有的作用。

二、基层事业单位档案管理存在的问题

（一）检索效率相对偏低

档案检索通常分为两类，分别是人工检索以及计算机检索，整体效率和硬件设备本身有着诸多联系。尽管伴随科技的进步，很多基层事业单位都已经开始采用计算机检索的模式，但还有不少单位后知后觉，没有在技术层面展开更新，仍然应用传统的检索方式，不但需要投入大量人力和物力成本，整体效率也相对偏低，而且经常会出现各种各样的错误。

（二）管理工作不够规范

现阶段我国很多事业单位的档案管理模式仍然较为落后，管理工作极为混乱，和单位的整体发展完全无法适应，缺乏专业性和规范性。管理工作的权限也较为分散，像是财务档案归为财务部门管理，技术档案归为技术部门负责，少数重要的档案只有特定的部门能够查阅。如此就会导致管理工作变得零散无序，影响了档案的正常使用。

（三）档案利用率低

虽然档案管理工作有着多方面益处，可以回顾过去发生的情况，也能有效应对未来可能产生的问题，对事业单位的未来发展有着诸多帮助。但是，仍然有不少事业单位缺乏对档案的重视度，对其利用不到位，导致档案资料的价值没有发挥出来[2]。

（四）缺少相应的人才

基于市场经济背景，很多事业单位的人员缺少足够的工作激情，不愿意学习最新的技术，因此在进行档案管理的时候，没有做到与时俱进，对先进的管理技术缺乏足够认知，从而导致相关工作很难正常将内心出现了各种各样的问题。

三、加强基层事业单位档案管理的方法

（一）完善检索体系

基层事业单位的档案数量非常大，为了寻找特定的档案，必须进行检索。其中，目录便是非常重要的载体。伴随技术的进步，目录管理也出现了诸多变化。事业单位可以跟当地的软件商合作，开发专门的软件，并设置多个分类标准，让计算机自动对现有的档案资料展开汇总和统计。未来工作人员在查询的时候，只需要输入特定的信息，就能在短时间内迅速获取，从而使得档案的利用效率得到提升。

（二）充分利用网络技术

伴随网络技术的持续进步，基层事业单位在进行档案管理的时候，同样需要进行有效应用。通过打造全新的管理系统，在内部专门建立一个综合型网络，以此开展监控活动，对现有的档案管理环境展开全面维护，像是对库房的温度、湿度进行控制，并设置智能化安全锁，做好防盗工作。此外，管理人员还需要专门打造一套全新的库房管理体系，要求所有员工都能按照规定执行，促使档案能够得到有效保护，不会发生遗失或者损坏。

（三）利用电子存储技术

现如今档案资料逐步向着无纸化的目标发展，因此管理人员就需要专门打造一个数据库，将一些重要的资料存储进来，促使档案管理工作更具标准化。同时，由于档案数据需要占用大量硬盘空间，很多计算机不具备相应的条件，而且这些设备的防盗能力较差，因此就可以将其上传到网络空间里面，随时随地下载和备份，防止丢失。除此之外，还需要做好授权管理，根据相关责任的设置，为特定的人员授予管理的权限，只有其能够对资料展开管理，其他人不能随意登录后台进行操作，除非得到该人员的授权

[3]。

（四）完善管理模式

在进入21世纪之后，网络技术的发展速度越来越快，基层事业单位就要对现有的机遇予以把握，转变管理模式，以此满足日常工作的基本需求。管理人员需要参照发展的基本导向，在内部专门建立一个局域网，在强化资料保护的同时，还能促使资源的利用率得到提高，而且可以做到全面共享，进而获取更高的效益。

四、结束语

综上所述，对基层事业单位来说，档案资料是非常重要的资源。因此，管理者就要提高重视度，按照规定要求，对其予以有效保存和维护，强化保护，并在技术层面不断改进和创新。通过长期努力，档案资料的价值就能发挥出来，促使工作人员能够了解单位的历史，同时还能有效解决未来工作中的各类问题，进而促使事业单位持续发展。

参考文献：

[1]刘延伟,郑婷.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].劳动保障世界：理论版,2017(9):37-41.

[2]郑咏梅.基层事业单位档案管理现代化实现路径的探索[J].新丝路,2021,000(003):P.36-39.

[3]刘微微.基层事业单位档案管理现代化实现路径探索[J].经济与社会发展研究,2018(7):25-28.