事业单位档案管理工作探析

事业单位档案管理工作探析

沈鲁

山东省菏泽市鄄城县机关事务服务中心 山东省 菏泽市 274600

摘要：事业单位档案管理工作具有任务量大，文件时间跨度久，管理复杂程度高等特点就需要从新视角、新理念结合过往的经验和社会变化对事业单位档案管理工作进行新的探索，开辟新方法，满足利用需要，以便更好地推进事业单位的改革进程，促进社会的高速健康发展。

关键词：事业单位；档案管理；措施

1事业单位档案管理工作的主要特点

1.1完整性和客观真实性

事业单位内部档案在收集上是否完整、在内容上是否客观真实，往往直接影响到该单位的组织管理和业务运作效率高低。而档案管理工作的质量和效率，则取决于事业单位是否有科学合理的档案管理制度以及档案管理人员的业务能力水平。对于单位管理层的决策而言，档案数据和信息是对单位内部人员情况、业务运行等一系列事项的重要参考依据。因此，如果档案信息出现了缺失或失真等问题，将直接影响到重大决策和日常工作安排的科学合理性。以城市建设事业单位的档案为例，档案资料可谓一个城市发展的“见证人”，能够从侧面反映当地的发展进程、历史风貌和未来趋势。因此，确保城建档案内容的完整性、真实性、客观性，对从中提炼归纳有效信息，供城市的管理者、决策者参考分析等事项而言具有关键性意义。此外，鉴于事业单位所具备的非营利性和公益性等特点，各项运作资金主要依赖财政拨款。因此，良好的档案管理是事业单位实现业务公开、透明及确保财政拨付款项得以更高效利用的重要保障。这也是从广义的国家行政管理视角对事业单位档案管理提出完整、真实两大要求的另一原因所在。

1.2系统性

系统性始终是事业单位档案管理工作所具备的一项属性，这一属性不以事业的所涉行业、单位规模大小、内部组织模式、实际管理工作质量的好坏等因素为转移。当前，事业单位通常需要对所采集的相关档案资料开展为期一到两年的保管、维护等管理工作，之后才会统一汇集到专门的档案事业单位作统一保管。在此期间，如何确保各项资料的完整归档、如何设计档案资料分类标准、如何安排移交时间和方式等问题，不仅是事业单位档案管理工作的各项重点内容，同时这些事项之间也具有系统性的内在联系。如某一环档案管理工作的流程、执行标准设计如果不够合理科学，会对单位对外业务工作的有效开展造成一定的影响。因此，事业单位必须清楚地认识到档案管理工作绝非仅局限于对文件资料的整理和保管，其内在的复杂性、系统性对科学管理制度以及工作流程的形成提出了更多要求。

2　事业单位档案管理现状分析

2.1管理人员对档案管理工作认识不深

很多事业单位对档案管理的重视度不够，不能最大程度发挥出档案管理工作的价值，导致其对于事业单位的作用微乎其微，甚至有些单位不设档案管理部门，忽视档案管理工作的重要性。在这种情况下，档案管理工作人员很难端正自己的工作态度，易导致工作流程不够规范，缺乏相应档案管理意识，甚至会出现工作懈怠等情况，这将造成档案管理效率低下，不能发挥出档案管理应有的作用。易出现重要文件丢失等情况，这将给事业单位其他部门的工作开展带来负面影响，造成事业单位整体工作进度变缓甚至是停滞。

2.2档案管理专业人才匮乏

人才是发展源泉，任何行业都需要人才，优秀的人才能够为事业单位发展添砖加瓦。做好档案管理工作，相关人员要具备较高的专业能力，时刻保持严谨的工作态度，不断强化自身工作素质，因为管理人员的业务水平直接关系到档案管理水平。目前事业单位档案管理在人员配备上存在许多弊端，如工作人员在没有熟悉工作环境和工作流程的情况下开展工作，档案管理人员专业素质有待加强，许多人员非本管理专业，管理能力明显不能胜任此项工作。当工作人员在出现工作吃力的情况下容易辞职，长此以往将导致岗位人员流动频繁，进而影响到档案管理工作效率，而频繁的交接工作容易出现工作错误，为档案管理带来安全隐患。

2.3对档案的利用程度不够

事业单位档案管理的最终目的是实现对数据资料的有效利用，而档案的收集和管理只是实现目的的必要过程。一些工作人员对档案管理存在片面认识，以为档案管理工作只是单纯做好档案保存即可，这将导致管理人员无法充分发挥出档案的作用。事业单位的档案不仅可以查询相关数据资料，其在一定程度上影响着事业单位重要事项决策，通过档案可以了解单位过去的运行情况，在此基础上进行工作经验总结，为单位将来的发展提供建设性意见，所以来说，事业单位要科学的开发利用档案，实现档案管理效能最大化。

3事业单位在档案管理方面工作能力高效的措施

3.1提升档案管理重视程度

加强档案管理是快速提升档案办公效率的主要方式，其中提高单位高层领导对档案管理技能的重视程度，减少不利因素的影响，预防由此产生的问题，是解决问题的首要途径。这样才能提高档案工作人员的工作积极性，更好地将工作重点转移到加强档案管理上来，使档案管理中的办公效率以及能力达到最优化。

3.2加强档案管理人员培训

事业单位要充分提升档案工作人员的各项能力与技能，尤其要重视对管理者的培训，提高他们处理各种事务的能力，形成一支综合素质较高的档案工作队伍。首先，要对管理人员进行定期培训，包括管理和知识培训、责任培训，提高他们的业务素质和任职资格，加强服务意识，使其成为现代社会权利意识的重要组成部分，对进一步理顺档案工作有积极作用。其次，信息流管理的普及也对员工的计算机素养提出了更高的要求，各单位的档案管理员要重视提高自己的计算机应用能力和水平，有效利用先进的设备，确保办公生产的现代化和信息化。事业单位还可以通过提高工资水平、提高工作准入门槛、引进高技术人才、从而激发员工的积极性，吸引更多高素质的管理者，最终达到全面提高员工素质，档案人员素质的目的。

3.3提升档案管理信息化水平

随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言，需要投入大量的资源，建立目标档案管理系统，使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存，以提高档案管理及检索的效率，避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害，推行档案管理系统，将极大地提高资源利用率，减少资源浪费，提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提升奠定基础。

3.4加强部门间信息交流

在管理方面，电子资料孤岛的出现大大降低了档案资源的作用，因此，必须提高事业单位内部各个部门之间的资料流通。改进事业单位之间的信息传递与交换，对于发展档案内容具有重要意义，有助于打破部门之间信息隔离的局面，提高档案资源利用效率，并在此基础上，为事业单位发展提供信息支持。

结束语：总而言之，档案管理工作作为事业单位工作的重要组成部分，其重要意义可见一斑。应高度重视档案管理工作，全面系统地推进档案工作改革创新，增强档案信息化水平，充分运用大数据等技术，创新档案管理的现代化手段，促进事业单位档案工作的创新转型，使之更好地服务于大众。

参考文献：

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