人工智能在企业档案管理中的应用

人工智能在企业档案管理中的应用

张颖

（中国核工业建设股份有限公司  北京   100037）

摘要：科学技术的快速发展带动我国各行业有了新的发展空间，为我国经济建设的快速发展贡献力量。随着我国供给侧结构性改革不断深化，经济现代化建设体系不断完善，人工智能等新兴科技与经济发展深度融合。在企业的现代化档案管理中，如何应用好人工智能，对企业的转型升级，提升企业竞争力极为重要。

关键词：人工智能；企业档案管理；应用

引言

高新技术的快速发展带来高科技技术的革新，为我国经济建设的快速发展奠定坚实基础，人工智能越来越引起各行各业的重视。将人工智能技术引入企业档案管理，如利用语音识别技术、文字扫描识别技术实现档案智能检索；搭建智能网络平台，建立大数据库实现档案智能服务；建立智能档案库房管理平台，实现档案库房智能管理等，提升企业档案服务质量。

1人工智能

人工智能是研究、模拟、扩展人的智能的一门综合性学科，是在计算机技术的基础上，模拟人脑衍生的一种新型的智能化设备，不仅具有信息技术的相关性能，也可以完成思考等简单活动。初期的人工智能多被应用在一些比较危险的领域内，如科研研发、危险物品搬运等，目的是保护工作人员的生命安全，减少事故产生。之后随着技术的进步，人工智能的图像识别、语音识别、自然语言处理能力不断提高，可自主完成信息识别、分析和处理工作，解决各种棘手问题，为众多领域的生产和发展提供动力支持，为人们生活提供更多便利。将人工智能应用到档案管理工作中，可以提高档案管理的自动化、现代化水平，解决传统管理中存在的问题，以增强管理的智能化、便捷化。

2人工智能在企业档案管理中的应用

2.1档案入库分类，查找控制

在人工智能的影响下，传统档案工作正向着数字化、智能化方向转变。档案数字化采集是指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文转化为数字化信息，实现档案采集的目标，而数据库建设则是将收集和编码的档案数据存储和管理起来，概括起来就是档案生产资料的智能化。面对传统纸质档案，档案人员可以将档案整理好后归档入库，首先需要将档案编号扫描输入电脑，存储在服务器上，然后电脑会根据档案所属分类、内容等进行分类，计算出该档案在库房内的存储位置。同时在档案库房内安装智能机器手臂，机器人得到档案的具体位置后，在档案人员将准备入库的档案放入专用档案箱之后，机器手臂会自动将档案放入正确的位置。

2.2人工智能助力档案库房智能化

人工智能为档案库房智能化管理提供了技术支撑。按照《档案馆建筑设计规范》要求，档案库房最基本的应当做到“八防”：防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火。借助新技术，建立中央控制系统、温湿度控制系统、烟雾感应检测系统、漏水检测自动报警系统、档案库房专用气体消防系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁管理系统等，实现新形式的档案库房“八防”。建立智能档案库房管理平台，实现档案库房的远程操作与管理。档案管理员肯定遇到过这样的情况，因为某卷或某件档案上错架而导致消耗大量的人力物力去查找，借助物联网技术可解决这一难题，即无线射频识别（RFID）来实现档案智能化识别、跟踪定位、监控管理，每一件、卷档案都将有一个独一无二的身份认定，扫描二维码、条形码即可获得其全部著录信息，全程跟踪档案利用路径，定期盘点档案是否按期归库等，从而实现档案实体与内容信息一体化、交互化管理。

2.3加强档案资料的安全管理

应用人工智能技术，可以将原有纸质档案转化成数字化档案，存储在计算机内，提高档案管理水平，保证档案资料的完整性，降低资料破损或丢失带来的负面影响。同时，通过人工智能技术对档案管理系统实行安全防护，可避免信息非法盗用、窃取或泄露等问题发生，提高档案资料的安全性、隐秘性。另外，人工智能可以应用人脸识别、指纹解锁等高新技术，实现档案资料的逐层保护。例如，对于一些比较重要的档案资料，在没有专人允许情况下，禁止私自随意浏览和下载，借助自动报警系统，加强外部入侵防控，维护档案资料的安全性。

2.4引进专业的档案管理人才

首先，要求档案管理人员具有大数据技术知识、人工智能技术知识，以及互联网环境下进行档案管理技术创新能力。其次，对档案管理人员进行业务培训，促进档案管理人员掌握先进的档案管理工作方法，着力构建更加完善的档案管理人员工作体系。第三，加强档案管理人员专业技术的考评，提升档案管理人员的智能操作水平，满足新时代开展档案管理工作的现实需要。

结语

人工智能系统的发展将会朝向简单实用的方向进行，提升档案管理工作安全性和完整性的智能化,以最快速、最高效的形式解决档案管理中的问题，使档案管理工作走向智能化，与我国人工智能战略计划同步。

参考文献

[1]张会超.人工智能与档案管理论析[J].兰台世界,2019（2）:13-18.

[2]赵湘渝.论档案信息利用的人工智能服务模式[J].档案管理,2018（6）:54-55.

[3]马绪超.人工智能及其在档案检索中的应用[J].黑龙江档案,1996（6）:36-37.

作者简介：张颖，1985.9.24-，女，山东人，中国核工业建设股份有限公司，中级经济师

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