浅谈如何提升档案管理科学化水平

浅谈如何提升档案管理科学化水平

尹敏霞

东莞市社会保障局广东东莞523000

摘要：为了提高档案管理质量从而保证档案管理系统处于正常运转状态，进而加速我国档案管理行业的变革，如何提升档案管理科学化水平成了重中之重。本文针对提升档案管理科学化水平的意义进行简单概述，就提升其科学化水平的措施进行了探究。

关键词：档案管理；科学化；管理水平

近年来，随着我国信息化技术不断发展，科学化档案管理手段，不仅加速我国信息化道路建设，还逐年深化其应用范围。如何提升档案管理科学化水平是现阶段我国档案管理单位在发展进程中不可避免的问题。鉴于此，本文就提升科学化水平的措施探讨意义重大。

1.档案管理的概述、意义及现状

1.1档案管理的概述

档案管理又称档案工作，指档案管理单位，例如：某市档案馆，对档案资源进行管理分析，从而面向广大用户提供检索查询服务的工作总和，亦是我国档案行业的基本组成部分。传统档案管理流程为：第一，档案收集；第二，档案整理；第三，档案鉴定与保存；第四，档案建档；第五，档案检索或归档；第六，档案使用。

然而，现代档案管理流程远比其复杂，按组成结构可划分为：第一，档案实体管理，指针对档案数据进行收集整理、鉴定保存及建档统计的工作，是传统流程中前五类环节；第二，档案信息开发，包括：（1）档案信息加工；指由档案管理人员对档案数据编制归纳。例如：对年代较为久远的档案数据进行汇编，详细编制其目录、摘要。（2）档案信息提供输出；指提供完整档案数据，以满足不同用户的需求。例如：定期组织面向大众的阅览、借阅档案数据活动；或针对某次展览提供档案数据资料。

1.2科学化档案管理的意义

针对档案管理的工作性质及作用，档案管理是一项长期、复杂及具备管理性与服务性相结合的政治性工作。所以，提升档案管理科学化水平的意义为：

（1）满足信息化技术发展的需求；进入二十一世纪以来，我国信息化技术水平不断增强，信息化技术应用范围日渐广泛，新媒体与网络的普及不仅改变了传统档案管理流程，还加速我国档案管理产业的变革[1]。其中，依靠新兴信息化技术，不断的完善档案管理手段，尤其是对档案资源进行实体管理时，从档案管理制度至存储方式的转变，最终实现智能化档案管理，以满足信息化技术发展的需求。

（2）推动我国档案事业可持续性发展；社会发展推动科技发展，科技发展最终带动我国档案事业的可持续性发展。值得注意的是，传统档案管理流程在管理过程中显露出的缺点日渐增多，特别是由于档案资源数据量庞大造成工作量及工作压力加剧，因此，针对档案管理采取科学化水平管理，不仅可促进我国档案事业可持续性发展，还一定程度上降低工作量，提高其管理效率。

（3）提高我国整体文化水平；档案管理水平不仅代表我国整体文化建设程度，档案资源还从侧面反映了我国文明起源及历史文化涵养。也因档案资源内容类型复杂，不仅涵盖地区间历史、政治、文化及经济发展，加强档案管理科学化水平，提升档案资源利用率，最终使档案资源的价值得到最大程度发挥[2]。

1.3现今档案管理的现状

（1）档案管理人员素质参差不齐；对档案资源进行信息化管理，首先，管理人员必须具备一定专业知识水平，不能满足于普通计算机操作流程。近年来，缺乏专业性档案管理人才，是档案管理工作中面临的重要问题[3]。基于我国整体档案管理人员素质参差不齐，甚至少部分经济发展较为落后的地区因受传统管理水平制约，出现管理人员素质偏低等现象。

（2）缺乏统一档案管理软件；指不同档案管理部门使用的计算机型号不同，档案管理软件也不尽相同，缺乏统一档案管理系统，影响系统间档案资源的检索及调用效率，阻碍了地区间档案资源信息化发展进程，降低档案管理效率。

（3）现有档案管理制度构建不完善；指现有档案管理制度构建不健全，工作程序不够标准，不够规范。由于部分档案资源仍是传统纸质资源，很难实现转移，而现今档案资源类型日趋复杂，如何针对不同档案资源进行电子化自动化管理，是我国档案管理过程中亟需解决的问题。

2.提升档案管理科学化水平的措施

2.1强化档案管理人员整体素质

为了提高档案管理效率，应加强对于管理人员的素质培养，树立正确管理意识，从源头上提高服务水平。具体措施为：

（1）重视在工程开展前期，进行短期基础的人才培训；结合相关资料发现，我国部分档案管理人员因专业技术水平不足，对于管理意识反应不强，如何在短期内转变其意识结构，前期培训一定程度上解决了此问题[4]。档案管理单位可依据人数、文化水平，举办短期或定期的培训，培训形式多样化，同时，在培训结束后，应统一组织入职考核，通过考核者，才予以入职资格。

（2）单位应大力引进技术型人才；基于我国档案管理相关技术型人才的短缺等问题，政府相关部门可加强对于此类型人才的培养力度，出台后续相关扶持性政策，而单位则可大力引进技术型人才以满足短期缺口。

2.2构建新型档案管理制度

构建新型档案管理制度，完善各项规章制度，以保障在档案管理过程中，管理手段有规可依，有标准可循，从整体把控其管理效率。具体措施为：

（1）责任细化；指档案管理单位可依据工作内容及责任大小，将具体责任细化到各个管理人员身上。将责任具体化，使责任不再是口头表达，有了定量区分，也有利于每日工作目标的完成。

（2）奖惩透明化；即档案管理单位将经济性与责任性相结合，在完成本职工作后，依据个人成效给予一定的报酬奖励或惩罚的机制。其中惩罚指，员工未能履行本职工作，从而导致档案信息提供错误或服务质量低下等问题时，最终给单位造成一定量损失时，单位可依据损失情况，予以一定量资金惩罚。

2.3合理整合档案管理技术

（1）转变传统档案管理模式；指传统档案管理模式不符合现代信息化技术发展需求。传统档案管理模式适合小型档案管理，保密性强，档案保存程度完好，但档案资源利用率低下，并且，传统档案管理模式无法面向广大用户提供档案数据[5]。所以，转变传统档案管理模式，取其管理模式精华，摒弃其管理模式糟粕，合理应用科学档案管理技术，最终提升档案管理水平及档案资源利用效率。

（2）转变传统档案管理的理念；指利用科学管理手段，必须从源头上转变传统档案管理理念，认识到传统档案管理手段的弊端，了解科学化管理的意义，树立正确管理理念。最终管理人员理念的转变，保障档案管理工作的顺利进行。其中，对管理设备的采购，加大对档案管理的信息化建设的投入，控制前期采购工作，依据市场价格，做好资金估算。值得注意的是，在采购过程中，具体经办人员的职责要进行合理区分，相互制约，使职责具体化，奖惩透明化。

3.结语

通过本文的探究，认识到尚且存在诸多因素影响着档案管理水平。为了使其管理水平得到有效提升，便有必要采取行之有效的解决措施，比如：强化档案管理人员整体素质、构建新型档案管理制及合理整合档案管理技术等。相信从以上方面加以完善，我国档案管理水平将能够得到有效提高，进一步为推进我国档案管理行业的发展奠定夯实的基础。

参考文献：

[1]吕清.分析如何提高档案管理科学化水平的路径选择[J].东方企业文化，2015，21：183.

[2]刘晓瑛.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].戏剧之家，2015，24：294.

[3]刘利利.档案管理科学化水平的提升路径研究及思考[J].办公室业务，2015，24：63.

[4]刘艳秋.浅谈提高档案管理科学化水平的有效路径[J].经济视角（中旬），2011，10：187.

[5]王静.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中国管理信息化，2016，08：184.