纸质档案管理的弊端分析及应对方法

纸质档案管理的弊端分析及应对方法

于红丽

——基于普通高等院校的使用环境

济南市技师学院山东济南250032

摘要：在高校中，使用电子档案是一种趋势，因为电子档案可以帮助学校提高生产力，解决诸多问题。但是，并不是所有档案都可以被电子化的，纸质档案依旧是十分重要的一个组成环节。对于高校来说，本文通过对纸质档案管理的弊端进行分析得出了五大主要弊端及应对方法。

关键词：电子档案档案档案管理学生档案弊端应对方法

一、简析纸质档案管理

在现行的体系下，档案电子化已经是一种主流趋势。甚至，云储存、云计算亦可被用于普通高等院校中进行档案管理。然而，虽然新系统、新科技可以帮助高校解决一部分的档案管理难题，但是纸质档案依旧不可以被完全放弃。诸多档案，类似学生登记表（一般归属于学生工作处及各系）、团组织材料（团委）、奖惩材料（学生工作处）、新生档案、教务处，学生体检表（卫生相关部门）、毕业报道证及录取通知书（就业指导中心）等等，完全将其电子化需要一定的时间与进程。就目前来看，还不能做到电子化。为了更好地管理纸质档案，了解纸质档案管理的弊端的重要性便突显了出来。如何高效、安全地管理好纸质档案，配合好电子档案了成为了一项挑战。

二、五大弊端分析

1.存储空间不足。文书工作可能占用大量的空间，这个要求只会随着文件数量的增加而变大。此外，常用文档通常需要存储在容易取得的地方，使得它们可以被尽可能快地访问。如果它们位于另一楼层或不同的建筑物中，则在检索表单时可能会遇到严重的生产力损失。对于高校来说，种类繁多的档案通常被存放在不同的档案室中，跨部门调取访问档案的情况时有发生。假设一种极端的情况，一个占地面积极大的校园，两个档案室相距步行30分钟的路程，每次调取档案均需要往返于两个档案室。这种情况下，对于劳动力的浪费是极其严重的。相对应的，高校可以通过部分电子化、合理规划档案室来规避风险。

2.容易损坏。我们对自然及人为灾害不陌生，洪水、火灾等等均有可能发生。种种灾害中如果有一个真正发生了，办公室及其文件便有被毁坏的可能性。这是作为灾难灾害对档案文件的潜在风险。除此之外，虽然不那么引人注目，但是文件也可能由于常规处理的磨损和损坏，或者人们将饮料和食物溢出导致污染。对于这类灾害，难以彻底避免。对于高校来说，一方面需要做好放在工作，将灾难的发生概率降至最低；另一方面，高校应当出台相关的政策，譬如灾后恢复、日常备份等，将灾难发生后的损失降至最低。

3.文件传输效率低下。相比较电子档案，纸质档案难以在人与人之间传输。在基于纸张的系统中传送文档通常存在着效率低的问题。虽然可以传真、快递或直接人为传递文件，但是这样做是十分缓慢和低效率的。如果一次性需要发送许多页面或文件夹，这时问题就变得更加显著了。使用电子档案管理系统，用户可以简单地添加附件到电子邮件和即时发送信息。但是传统纸质档案并不可以。每一页扫描进系统改为电子档案虽然可以解决文件传输效率低下的问题，但是每一页扫描进系统亦存在着困难。缺页少页、质量把控、费时问题均需要解决。想要减少这个问题带来的后果，高校需要制定标准的工作流程来优化档案的传输，以提高档案的传输效率。

4.纸质档案难以协作。在使用纸质档案时，对文档的协作变得非常困难。如果多个部门的教职工需要修订同一份文件，他们必须打印多份副本，单独进行修订，然后在进行进一步更改之前彼此分享其版本。或者就是将一份文件轮流修改。无论使用哪一种方法，都不算是协作办公。相反，电子文档管理系统具有集中的文档环境，用户可以通过授予的访问和跟踪的更改轻松进行协作。应对协作的难题，与其花费力气来改善协作坏境，不如改变思路，将流程为主改为任务为主。譬如，之前一份文档来回传递修订，改为分任务之后，可以授权不同的部门做不同的修订，一批次做完后统一移交给后面的部门。

5.难以编辑。如果高校需要更改、修订基于纸张的文档，通常情况下，首先需要对原始文档进行复印，否则修订可能会将原始档案破坏。采取这种方式，每次修订时均需要重复这个步骤。最终，编辑变成一个麻烦和耗时的过程。若直接在原始文档上进行编辑，也存在问题，如果真出现修订错误，譬如将A学生的更新资料修改到了B同学的档案上，或者不小心毁坏了一份原始档案，其后果都是更复杂的，均需要重新建立原始档案。不像电子档案，修订错误还有撤销修改的余地。纸质档案可以说，要么是复杂的复印修改抛弃原始档案，要么是承担风险的直接修订原始档案。

参考文献

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[2]罗春叶高校学生档案管理存在的问题及对策.百色学院学报,200821(4),138-140。

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